电子文件归档与治理规范
1 规模
本标准划定了在公务活动中爆发的 ，具有生涯价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、使用、统计的一样平常要领 。
本标准适用于党政机关爆发的电子文件的归档与治理 ，其他社会组织的电子文件治理可参照本标准 。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款 。通常注日期的引用文件 ，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准 ，然而 ，勉励凭证本标准告竣协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本 。通常不注日期的引用文件 ，其最新版本适用于本标准 。
DA/T 18 档案著录规则
DA/T 22 归档文件整理规则
3 术语和界说
下列术语和界说适用于本标准 。
3.1 电子文件 electronic records
指在数字装备及情形中天生 ，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体 ，依赖盘算机等数字装备阅读、处置惩罚 ，并可在通讯网络上传送的文件 。
3.2 归档电子文件 archival electronic records
指具有参考和使用价值并作为档案生涯的电子文件（3.1） 。
3.3 配景信息 context
指形貌天生电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理历程、效果、上下文关系以及对其爆发影响的历史情形等信息 。
3.4 元数据 metadata
指形貌电子文件（3.1）数据属性的数据 ，包括文件的名堂、编排结构、硬件和软件情形、文件处置惩罚软件、字处置惩罚和图形工具软件、字符集等数据 。
3.5 逻辑归档 logical filing
指在盘算机网络上举行,不改变原存储方法和位置而实现的将电子文件（3.1）的治理权限向档案部分移交的历程 。
3.6 物理归档 physical filing
指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机生涯的载体上 ，向档案部分移交的历程 。
3.7 真实性 authenticity
指对电子文件（3.1）的内容、结构和配景信息（3.3）举行判断后 ，确认其与形成时的原始状态一致 。
3.8 完整性 integrity
指电子文件（3.1）的内容、结构、配景信息（3.3）和元数据（3.4）等无缺损 。
3.9 有用性 utility
指电子文件（3.1）应具备的可明确性和可被使用性 ，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等 。
3.10 捕获 capture
指对电子文件（3.1）举行实时网络和存储的要领与历程 。
3.11 迁徙 migration
指将源系统中的电子文件（3.1）向目的系统举行转移存储的要领与历程 。
4 总则
4.1 电子文件自形成时应有严酷的治理制度和手艺步伐 ，确保其真实性、完整性和有用性 。
4.2 应对电子文件的形成、网络、积累、判断、归档等实验全历程治理与监控 ，包管治理事情的一连性 。
4.3 应明确划定电子文件归档的时间、规模、手艺情形、相关软件、版本、数据类型、名堂、被操作数据、检测数据等要求 ，包管归档电子文件的质量 。
4.4 归档电子文件同时保存响应的纸质或其他载体形式的文件时 ，应在内容、相关说明及形貌上坚持一致 。
4.5 具有永世生涯价值的文本或图形形式的电子文件 ，如没有纸质等拷贝件 ，必需制成纸质文件或缩微品等 。归档时 ，应同时生涯文件的电子版本、纸质版本或缩微品 。
4.6 应包管电子文件的凭证作用 ，对只有电子签章的电子文件 ，归档时应附加有执法效力的非电子签章 。
5 电子文件的真实性、完整性和有用性包管
5.1 应建设规范的制度和事情程序并连系响应的手艺步伐 ，从电子文件形成最先不中止地对有关处置惩罚操作举行治理挂号 ，包管电子文件的爆发、处置惩罚历程切合规范 。
5.1.1 挂号处置惩罚历程中相互衔接的种种责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者等） 。
5.1.2 挂号处置惩罚历程中的州操作者（打字者、发文者、收文者、存储治理者等） 。
5.1.3 挂号处置惩罚历程中爆发的责听凭证信息（指挥、署名、印章、代码等） 。
5.1.4 挂号电子文件转达、交接历程中的其他标识 。
5.2 应接纳可靠的清静防护手艺步伐 ，包管电子文件的真实性 。
5.2.1 建设对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制 。
5.2.2 设置切合清静要求的操作日志 ，随时自动纪录实验操作的职员、时间、装备、项目、内容等 。
5.2.3 对电子文件接纳防错漏和防替换的标记 。
5.2.4 对电子印章、数字签署等接纳避免不法使用的步伐 。
5.3 应建设电子文件完整性治理制度并接纳响应的手艺步伐收罗配景信息和元数据 。
5.4 应建设电子文件有用性治理制度并接纳响应的手艺包管步伐 。
5.5 电子文件的处置惩罚和生涯应切合国家的清静保密划定 ，针对自然灾难、不法会见、不法操作、病毒损害等接纳与系统清静和保密品级要求相符的提防对策 ，主要有：网络装备清静包管；数据清静包管；操作清静包管；身份识别要领等 。
6 电子文件的网络与积累
6.1 网络积累要求
6.1.1 纪录了主要文件的主要修改历程和办理情形 ，有覆按价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保存 。正式文件是纸质的 ，若是保管部分已最先举行向盘算机全文的转换事情 ，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保存 ，不然可凭证现实条件或需要 ，确定是否保存 。
6.1.2 当公务或其他事务处置惩罚历程只爆发电子文件时 ，应接纳严酷的清静步伐 ，包管电子文件不被非正常改动 。同时应随时对电子文件举行备份 ，存储于能够脱机生涯的载体上 。
6.1.3 对在网络系统中处于流转状态 ，暂时无法确定其保管责任的电子文件 ，应接纳捕获步伐 ，集中存储在切合清静要求的电子文件暂存存储器中 ，以防散失 。
6.1.4 对用文字处置惩罚手艺形成的文本电子文件 ，网络时应注明文件存储名堂、文字处置惩罚工具等 ，须要时同时保存文字处置惩罚工具软件 。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用名堂 。
6.1.5 对用扫描仪等装备获得的接纳非通用文件名堂的图像电子文件 ，网络时应将其转换成通用名堂 ，如无法转换 ，则应将相关软件一并网络 。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用名堂 。
6.1.6 对用盘算机辅助设计或绘图等装备获得的图形电子文件 ，网络时应注明其软硬件情形和相关数据 。
6.1.7 对用视频或多媒体装备获得的文件以及用超媒体链结手艺制作的文件 ，应同时网络其非通用名堂的压缩算法和相关软件 。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用名堂 。
6.1.8 对用音频装备获得的声音文件 ，应同时网络其属性标识、参数和非通用名堂的相关软件 。音频电子文件以WAV、MP3为通用名堂 。
6.1.9 对通用软件爆发的电子文件 ，应同时网络其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等 。专用软件爆发的电子文件原则上应转换成通用型电子文件 ，如不可转换 ，网络时则应连同专用软件一并网络 。
6.1.10 盘算机系统运行和信息处置惩罚等历程中涉及的与电子文件处置惩罚有关的参数、治理数据等应与电子文件一同网络 。
6.1.11 对套用统一模板的电子文件 ，在包管能恢回复形态的情形下 ，其内容信息可脱离套用模板举行存储 ，被套用模板作为电子文件的元数据生涯 。
6.1.12 按期制作电子文件的备份 。
6.2 电子文件的挂号
6.2.1 每份电子文件均应在《电子文件挂号表》中挂号（见附录A的表A.1和表A.2） 。
6.2.2 电子文件挂号表应与电子文件同时生涯 。
6.2.3 电子文件挂号表若是制成电子表格 ，应与电子文件一同生涯 ，永世生涯的电子表格应附有纸质等拷贝件并与响应的电子文件拷贝一起生涯 。
6.2.4 电子文件稿本代码：M—底稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件 。
6.2.5 电子文件种别代码：Ｔ—文本文件；Ｉ—图像文件；Ｇ—图形文件；Ｖ—影像文件；A—声音文件；O—超媒体链结文件;Ｐ—程序文件；Ｄ—数据文件 。
7 电子文件的归档
7.1 归档要求
文件形成部分或信息治理部分应按期把经由判断切合归档条件的电子文件向档案部分移交 ，并按档案治理要求的名堂将其存储到切合保管限期要求的脱机载体上 。
7.2 判断
7.2.1 电子文件的判断事情 ，应包括对电子文件的真实性、完整性、有用性的判断及确定密级、归档规模和划定保管限期 。
7.2.2 归档前应由文件形成单位凭证划定的项目对电子文件的真实性、完整性和有用性举行磨练 ，并由认真人签署审核意见 ，磨练和审核效果填入《归档电子文件移交、吸收磨练挂号表》（见附录A的表A.3） 。若是文件形成单位接纳了某些手艺要领包管电子文件的真实性、完整性和有用性 ，则应把其手艺要领和相关软件一同移交给吸收单位 。
7.2.3 电子文件的归档规模参照国家关于纸质文件质料归档的有关划定执行 ，并应包括响应的配景信息和元数据 。
7.2.4 电子文件保管限期和密级的划分事情 ，参照国家关于纸质文件质料密级和保管限期的有关划定执行 。电子文件的配景信息和元数据的保管限期应当与内容信息的保管限期一致 。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管限期的标识 。
7.3 归档时间
逻辑归档可实时举行 ，物理归档应凭证纸质文件的划定按期完成 。
7.4 检测
在举行电子文件归档事情时 ，应对归档电子文件的基本手艺条件举行检测 ，检测内容包括：硬件情形的有用性 ，软件情形的有用性及其信息纪录名堂、有无病毒熏染等 。
7.5 归档
电子文件的归档 ，凭证判断标识举行 。电子文件的归档可分两步举行 ，对实时举行的归档先做逻辑归档 ，然后按期完成物理归档 。归档时 ，应充分思量电子文件的手艺情形、相关软件、版本、数据类型、名堂、被操作数据、检测数据等手艺因素 。
7.5.1 逻辑归档
将电子文件的治理权从网络上转移至档案部分 ，在归档事情中 ，存储名堂和位置暂时坚持稳固 。
7.5.2 物理归档
7.5.2.1 凡在网络中予以逻辑归档的电子文件 ，均应按期完成物理归档 。
7.5.2.2 把带有归档标识的电子文件集中 ，拷贝至耐久性好的载体上 ，一式3套 ，一套封存保管 ，一套供查阅使用 ，一套异地生涯 。关于加密电子文件 ，则应在解密后再制作拷贝 。
7.5.2.3 本标准推荐接纳的载体 ，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等 。不允许用软磁盘作为归档电子文件恒久生涯的载体 。
7.5.2.4 存储电子文件的载体或装具上应贴有标签 ，标签上应注明载体序号、全宗号、种又名、密级、保管限期、存入日期等 ，归档后的电子文件的载体应设置成榨取写操作的状态 。
7.5.2.5 特殊名堂的电子文件 ，应在存储载体中同时存有响应的审查软件 。
7.5.2.6 将响应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档 ，并附《归档电子文件挂号表》（见附录A的表A.4和表A.5） 。
归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件挂号表》首页（见附录A的表A.4） ，以件为单位填写续页（见附录A的表A.5） 。
7.5.2.7 对需要恒久生涯的电子文件 ，应在每一个电子文件的载体中同时存有响应的机读目录 。
7.5.2.8 归档完毕 ，电子文件形成部分应将存有归档前电子文件的载体生涯至少1年 。
8 归档电子文件的整理
8.1 归档电子文件的整理按DA/T 22划定的要求举行 。
8.2 归档电子文件以件为单位整理 。
8.3 统一全宗内的电子文件凭证年度—保管限期—机构(问题)或保管限期—年度—机构(问题)中分类计划举行分类 。
8.4 按电子文件种别代码相对集中组织存储载体 。
8.5 电子文件的著录应参照DA/T 18举行著录 ，同时凭证包管其真实性、完整性和有用性的要求增补电子文件特有的著录项目和其他标识（拜见本标准第5章中枚举的责任者、操作者、配景信息、元数据等） 。
8.6 将著录效果制成机读目录和纸质目录 。
9 归档电子文件的移交、吸收与保管
9.1 移交、吸收与保管要求
对归档电子文件 ，应按有关划定举行认真磨练 。在磨练及格后将其准期移交至档案馆等档案保管部分 ，举行集中保管 。在已联网的情形下 ，归档电子文件的移交和吸收事情可在网络上举行 ，但仍需推行响应的手续 。
9.2 移交、吸收磨练
9.2.1 文件形成单位在移交电子文件之前 ，档案保管部分在吸收电子文件之前 ，均应对归档的每套载体及其手艺情形举行磨练 ，及格率抵达100%时方可举行交接 。
9.2.2 磨练项目如下：
——载体有无划痕 ，是否清洁；
——有无病毒；
——核实归档电子文件的真实性、完整性、有用性磨练及审核手续；
——核实挂号表、软件、说明资料等是否齐全；
——对特殊名堂的电子文件 ，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整 。
磨练效果划分由移交单位、吸收单位填入《归档电子文件移交、吸收磨练挂号表》（见附录A的表A.3）的响应栏目 。
9.2.3 档案保管部分应凭证要求及磨练项目对归档电子文件逐一验收 。对磨练缺乏格者 ，应退回形成单位重新制作 ，并再次对其举行磨练 。
9.3 移交手续
档案保管部分验收及格 ，完成《归档电子文件移交、吸收磨练挂号表》（见附录A的表A.3）的填写、签字、盖章环节 。挂号表一式2份 ，一份交电子文件形成单位 ，一份由档案保管部分自存 。
9.4 保管要求
归档电子文件的保管除应切合纸质档案的要求外 ，还应切合下列条件：
a)归档载体应作防写处置惩罚 。阻止擦、划、触摸纪录涂层；
b)单片载体应装盒 ，直立存放 ，且阻止挤压；
c)存放时应远离强磁场、强热源 ，并与有害气体隔离；
d)情形温度选定规模：17℃～20℃；相对湿度选定规模：35%～45% 。
归档电子文件在形成单位的保管 ，也应参照上述条件 。
9.5 有用性包管
9.5.1 归档电子文件的形成单位和档案保管部分每年均应对电子文件的读取、处置惩罚装备的更新情形举行一次检查挂号 。装备情形更新时应确认库存载体与新装备的兼容性；如不兼容 ，应举行归档电子文件的载体转换事情 ，原载体保存时间不少于3年 。保存期满后对可擦写载体扫除后重复使用 ，不可扫除内容的载体应按保密要求举行处置惩罚 。
9.5.2 对磁性载体每满2年、光盘每满4年举行一次抽样机读磨练 ，抽样率不低于10% ，如发明问题应实时接纳恢复步伐 。
9.5.3 对磁性载体上的归档电子文件 ，应每4年转存一次 。原载体同时保存时间不少于4年 。
9.5.4 档案保管部分应按期将磨练效果填入《归档电子文件治理挂号表》(见附录A的表A.6) 。
9.6 迁徙
随着系统装备更新或系统扩充 ，应实时对归档电子文件举行迁徙操作 ，并填写《归档电子文件迁徙挂号表》(见附录A的表A.7) 。
9.7 使用
9.7.1 归档电子文件的封存载体不应外借 。未经批准任何单位某职员不允许私自复制电子文件 。
9.7.2 使用时应使用拷贝件 。
9.7.3 使用时应遵守保密划定 。对具有保密要求的归档电子文件接纳联网的方法使用时 ，应遵守国家或部分有关保密的划定 ，有稳妥的清静保密步伐 。
9.7.4 使用者对归档电子文件的使用应在权限划定规模之内 。
9.8 归档电子文件的判断销毁
9.8.1 归档电子文件的判断销毁 ，参照国家关于档案判断销毁的有关划定执行 ，且应在办理审批手续后实验 。
9.8.2 属于保密规模的归档电子文件 ，如存储在不可擦除载体上 ，应连同存储载体一起销毁 ，并在网络中彻底扫除 。不属于保密规模的归档电子文件可举行逻辑删除 。
9.9 统计
档案保管部分应实时按年度对归档电子文件的吸收、保管、使用和判断销毁情形举行统计 。
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