归档 ，就是各单位在活动中一直爆发的文件 ，处置惩罚完毕以后 ，经由文书部分或文件事情职员整理 ，按期移交给档案室集中生涯的历程。
各单位档案员（或兼职档案员）首先要明确自己的归档规模。归档规模简直定归根结底可以用“以我为主”为原则。所谓以我为主 ，也就是要捉住文件质料所记述和反应的内容与本单位的关系。通常记述和反应本机关、本单位职能活动和历史面目的文件质料 ，包括本机关、本单位形成的制订的正式文件、聚会文件、内部使用文件 ，包括本机关、本单位收到上级、下级与自己事情活动有亲近联系的种种文件质料 ，都应列入归档规模 ，通常与机关、本单位职能活动无关的和无生涯价值的文件质料不列入归档规模。
不属于归档规模的文件包括：
- 上级机关普发的供参阅、不办的文件 ；
- 上级机关发来供事情参考的抄件 ；
- 上级机关征求意见未定稿的文件 ；
- 无覆按价值的事务性、暂时性文件 ；
- 重份文件 ；
- 未经聚会讨论、未经学校向导审阅、签发的未生效的文件、一样平常性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿（学校主要向导亲笔修改稿和认真人签字的最后定稿除外） ；
- 从正式文件上摘录的供事情参考的非证实质料 ；
- 无特殊生涯价值的信封 ，一样平常性亮相,询问一样平常性问题 ，提出一样平常性建设性意见的人民来信 ；
- 学校内部相互抄送的文件质料 ，无须回复的行文、先容信等 ；
- 为参考目的从各方面网络的文件质料 ；
- 本校认真人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件质料 ；
- 非隶属机关抄送的不需要办理的文件质料 ；
- 未生效的条约、协议、票据。
不属于归档规模的文件 ，并非就可以恣意销毁 ，只是他们的价值相对较轻 ，缺乏以进入学校档案馆保管 ，但许多仍然在一段时间内对本单位事情有指导、借鉴意义 ，因此对不属于归档规模的文件也要区别看待 ，举行合理正当的处置惩罚。
- 若有些通过本机关事情职员外地或外洋旅行、考察搜集而来的 ，虽不纪录和反应本机关的职能活动 ，但对生长外地区、本系统文化、科学、手艺和经济建设有参考价值的文件质料 ，包括复印件和重份 ，可作为资料由有关营业部分自行治理 ；
- 若有些同级机关和非隶属机关的文件质料或抄送本机关而不需办理的文件质料 ，若对本机关研究某项事情有一定的借鉴作用者 ，也可作为参考资料由有关营业部分或综合部分暂存备用 ；
- 又如上级和本级制订的一些正在执行或需恒久执行的主要执律例则和目的政策性文件 ，除按划定归档的份数外 ，其不应归档的重份文件也应视情形由各部分作依据性资料生涯一段时间 ，以便于事情中随时、覆按。
就是说 ，有些不属归档规模而事情中不需要覆按的文件质料 ，应作为资料生涯一段时间 ，以阻止因需要参考却已销而不得不重新网络、复印 ，造成不须要的铺张征象。因此 ，对不归档文件应按两种情形 ，划分处置惩罚。一是留在部分或小我私家手中作为资料生涯 ，二是销毁。岂论是生涯照旧销毁 ，都必需纳入统一的治理制度 ，由档案部分或档案职员监视实验。
学校综合档案室给每个立卷单位都制订了较详细科学的归档规模（详见《凯时（北京）纸质党政档案立卷归档细则》和《凯时（北京）纸质教学档案立卷归档细则》） ，并在现实事情中一直凭证兼职档案员的反响举行修订 ，兼职档案员应起劲配合学校档案室的事情 ，认真凭证归档规模做好平时文件的分类和积累。
立卷分类有以下三种要领：
- （1）分年度：先将文件按其形成或针对的年度脱离 ，一样平常将文件归入文件形成年度。
- （2）分问题：将文件按其内容所反应的问题、事物脱离。
- （3）分限期：将文件凭证划定的差别保管限期脱离。
- 以上三种要领使用的办法是：
- 分年度—→分问题—→分保管限期
- （1）将文件质料按其形成或针对的年度脱离 ，凭证文件质料的差别特点 ，可接纳自然年度、教学年度、会计年度划分归入差别年度。
- （2）在分年度的基础上 ，将文件质料按《高等学校档案实体分类法》中确定的十个种别脱离。
- （3）将种别理顺的文件质料按其内容所反应的问题、事物脱离。
- （4）最后将文件质料凭证划定的差别保管限期脱离。
在归档历程中 ，可能遇到一些跨年度的文件 ，这些文件应该怎样分类呢？一样平常而言 ，我们遵照以下的规则：
- （1）跨年度的讨教与批复 ，归入批复年度 ；
- （2）跨年度妄想、妄想 ，一样平常归入文件内容针对的第一个年度 ；
- （3）跨年度的总结、报告 ，归入文件内容针对的最后一个年度 ；
- （4）跨年度的聚会文件 ，一样平常可归入聚会开幕的年度 ；
- （5）跨年度的非诉讼案件质料 ，应归入了案年度 ；
- （6）规则性文件归入宣布或批准年度 ；
- （7）教学类文件按学年归档 ，财会档案文件按会计年度归档。
统一类的文件主要性有大有小 ，这就需要兼职档案员们敌手中的文件举行价值的判断和划分保管限期的事情。
档案保管限期分为永世、恒久（30年）、短期（15年以下）三个级别
- （1）能够反应学校教学、科研、治理活动和历史面目 ，对学校、国家建设、历史研究有久远使用价值的 ，列为永世 ；
- （2）反应学校一样平常事情活动 ，在长时期内对学校和社会有覆按使用价值的 ，列为恒久 ；
- （3）凡在短时期内对学校事情有覆按价值的 ，列为短期。
- 详细内容拜见《凯时（北京）纸质党政档案立卷归档细则》和《凯时（北京）纸质教学档案立卷归档细则》。
分类完毕的文件积累到一定命目就可以组合成档册了 ，组卷的时间要遵照以下一些立卷原则：
- （1）一样平常应以问题为主 ，兼顾其它特征 ，使之联系细密 ，分级适当 ，类型鲜明 ，年度不混 ，保管限期准确。
- （2）统一内容的文件质料组成一卷或数卷 ，每卷不凌驾100个自然页 ，即100张A4幅面巨细的纸张。
- （3）聚会文件 ，按聚会的届次组合 ，凭证文件的数目 ，可一会一卷、一会数卷。例行系列性聚会 ，如每周一次的例会 ，可数会一卷。
- （4）非诉讼案件质料 ，按问题 ，可以一案一卷或一案数卷。
- （5）主要的人民来信可按信件作者、信件的处置惩罚形式或信件所反应的问题组合 ；文件数目较少时也可准时间举行组合。
- （6）统计、报表、名册等文件 ，凭证名堂名称组合 ，凭证文件的数目 ，可组成一卷或数卷。
- （7）学校治理和营业活动形成的营业文件、调研质料等 ，一样平常按简单问题组合。
- （8）统一问题的讨教与批复、转发件与原件应组合在一起。
- （9）事情妄想、总结等文件 ，一样平常可按责任者或名称组合。
- （10）简报、内部刊物可按名称一期一卷或数期一卷。
将文件分好卷后 ，统一卷内的文件排列也要遵照一定的规则：
- 卷内文件质料要求文字质料在前 ，图样在后。图样按目录或图号排列。
- 文字质料的档案按问题、时间或主要水平排列。密不可分的文件质料应放在一起归档 ，其排列顺序为：
- 批复在前 ，讨教在后 ；
- 正件在前 ，附件在后 ；
- 正本在前 ，定稿在后 ；
- 定稿在前 ，历次主要修改稿在后 ；
- 非诉讼案件结论性子料在前 ，依据性子料在后 ；
- 转发件在前 ，被转发件在后 ；
- 其他文件质料准时间顺序排列。
卷内文件排列好之后 ，兼职档案员可以最先体例页号。详细做法是：通常页面上有内容的页都要编号 ，空缺的页不必编号 ，页号要求用*铅笔*标在页面远离装订线的一侧上角。编好页号之后 ，可以通过南大之星档案治理系统软件举行卷内文件目录的录入。
录入信息应包括一级目录、二级目录、实体分类号、档册/件号、保管限期、密级、正题名、责任者、页数、单位、时间、载体、文本、份数、输入员等信息 ，有电子文档的应上传电子文件。
卷内文件目录名堂：
- 卷内文件目录由以下几部分组成：
- （1）顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写 ，如1、2、3……。
- （2）文号：文件制发机关的发文字号 ，如中凯时京办〔2011〕1号。
- （3）责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者 ，如本科生效果单档案 ，责任者为教务处。
- （4）题名：即文件问题 ，一样平常应照实缮写。没有问题或问题不可说明文件内容的文件 ，可自拟问题 ，并尽可能详细、周全反应文件内容。
- 聚会纪录应归纳综合出主要内容。声像质料应按划定内容标出与纸质载体、差别声像载体之间的对应关系。
- （5）日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字 ，在体现年、月、日数的右下角加“.”号 ，如2004.3.30。没有责任者、年、月、日的文件质料 ，要考证清晰 ，实时补上。
- （6）页数：卷内有文字的页面均应编号 ，页数为每卷（件）档案所包括的页数。
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序号
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文号
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责任者
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题名
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日期
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页数
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1
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中凯时京办〔2011〕1号
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校长办公室
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关于×××××××××××××的通知
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20110223
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2
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2
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中凯时京办〔2011〕2号
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校长办公室
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关于×××××××××××××的通知
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20110420
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5
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3
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中凯时京办〔2011〕3号
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校长办公室
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关于×××××××××××××的通知
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20110503
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9
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4
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中凯时京办〔2011〕4号
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校长办公室
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关于×××××××××××××的通知
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20110603
|
3
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5
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档册除了最前面有卷内文件目录以用来指示本卷的内容 ，在卷末尚有一张卷内备考表 ，用来简要说明档册处置惩罚历程。
卷内备考表内包括以下内容：
- （1）本卷情形说明：填写卷内文件缺损、修改、增补、移出、销毁等情形。档册立好后爆发或发明的问题由有关档案治理职员填写并署名标注时间。
- （2）立卷人：由组本钱卷的责任者署名。
- （3）时间。
- （2）检查人：由组本钱卷的单位认真人署名。
- （3）时间。
由于我校使用南大之星档案治理系统可以自动天生卷内文件目录 ，因此兼职档案员可以在文件编号完成以后 ，凭证档册实体登录南大之星档案治理软件举行档册和文件信息的著录（有关怎样举行著录 ，另文在“软件使用”栏目下说明） ，由系统自动制成卷内文件目录。
- 举行立卷的所有文件要首先去除金属装订物 ，然后再统一装订。
- 装订线距页边1.5厘米左右 ，以订齐所有质料 ，同时不笼罩正文内容为原则。对在装订线以外有字迹的文件质料或破损的文件质料 ，以及与本卷文件质料不可支解的照片、小字条等 ，要举行加边、修补和裱糊 ；字迹模糊的应复制与原件放在一起 ，不是中文的文件质料应有翻译件附后。
档册整理好后 ，在档册封皮上写档册问题。
- 档册问题应该简明确切、体式一致。一样平常以“年度”＋“主要责任者”＋“内容（事由）”＋“名称（文种）”为标准形式。部分档册题名也可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号及名称。一样平常写在卷面 ，不凌驾50字。
- 除聚会文件外 ，一样平常不得使用××文件质料 ，如“学校办公室文件质料”、“××学院文件质料”等含混的问题 ；除一样平常翰札外 ，不得使用××往来文书如“教育部往来信件”等问题 ；除非诉讼案件质料外 ，不得用“×××案件”作为问题。
问题样例：
- 2002-2003学年校长办公会纪录
- 2001年学校分房问题群众来信质料
- 研究生院2001级博士生小我私家作育妄想
- 国家教委、北京市招办1995年关于研究生招生和录取事情的通知
- 成教学院北京分院2001届会计学本科结业生学士学位名单、学位申请表
- 研究生院2003-2004学年第一学期研究生课程开课目录
- 科研处1996年北京市教育科学妄想研究课题申请书
最后成型的档册应该抵达以下质量要求：
- （1）档册巨细相宜
- 纸张巨细以A4纸幅为标准。凌驾规格的图纸、图表等文件质料应接纳手风琴方法举行折叠。
- （2）档册厚薄要相宜
- 卷内文件的数目一样平常不应凌驾200个自然页 ，最多不应凌驾400页 ，即400张A4幅面巨细的纸张。对统一问题文件数目多的 ，宜酌情适当分卷。问题简单、文件数目少者可组薄卷 ，严禁跨类组卷。
- （3）卷内文件保管限期要统一
- （4）体例页码
- 装订的档册各页面只要有字迹的 ，均应依次在非装订线一侧下角编页号 ；不装订的档册 ，应在每份文件质料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记 ，并逐项填写。
- （5）认真填写卷内文件目录、备考表
- 卷内文件目录、备考表、档册问题的誊写均应用碳素墨水、蓝黑墨水或激光打印 ，榨取用铅笔、圆珠笔和彩笔。
档册整理完毕 ，兼职档案员就可以和档案馆职员约定详细的归档交接时间举行档案的移交。
（1）归档时间
- ①学校党群、行政、财会、后勤效劳等能按年度归档的部分 ，应在次年六月尾前将上一年度形成的文件质料归档。
- ②教学部分和能按教学年度归档的部分应在次年寒假前归档。
- ③各学院结业生效果总表和结业照片（分班级） ，应在结业生离校后一个月内归档。
- ④专题性档案 ，在项目完成通过判断验收后两个月内归档 ；全校性重大活动 ，应在完成后的一个月内归档。
- ⑤突发性事务形成档案 ，在事务竣事后 ，即时归档。
（2）归档手续
- 立卷部分整理好档册 ，学校档案馆派人检查及格后 ，填写移交清册 ，一式两份 ，写明档册问题 ，卷内文件页数 ，档册数目 ，移交时间 ，交接双方要署名。
